ARCHIVOS

 IV – ARCHIVOS

El módulo de Archivos permite efectuar el mantenimiento y consulta de las bases de datos del sistema. Las bases de datos principales son aquellas que mantienen la información relativamente fija en el sistema; es decir, que sufren modificaciones muy rara vez y en donde se encuentran todos los datos que caracterizan a la empresa.

Las bases de datos principales definidas para el sistema de Contabilidad General (menú Archivos) son

las siguientes:

4.1 Plan de Cuenta

En este archivo o base de datos se registrarán, modificarán o visualizarán las cuentas contables que se definan para llevar la contabilidad de la empresa.

Se pueden utilizar cuentas hasta de 12 dígitos; asimismo, se podrán ingresar las cuentas tanto a 2, 3, 4 o 5 dígitos como Títulos (Tipo X) y también las cuentas de registro. Se recomienda utilizar 6 dígitos para las cuentas de registro con el fin de tener una uniformidad en el número de dígitos, de acuerdo a como viene estructurada la data en la Empresa Demo 0002 con el PCGE.

El CONCAR® SQL viene con 2 Compañías Demo que tienen, a su vez, cada una su Plan de Cuentas por defecto:

0001 EMPRESA DEMO: Plan de Cuentas Revisado.

0002 EMPRESA PCGE: Plan de Cuentas General Empresarial.

Se recomienda utilizar como base la Compañía 0002 para adoptar el Plan de Cuentas para las nuevas empresas que se creen; siempre que no se tenga configurada otra compañía de la cual se quiera utilizar el Plan de Cuentas.

Ambos planes de cuentas vienen pre configurados; sin embargo, es tarea del usuario verificar la correcta configuración de las cuentas así como personalizar el Plan de Cuentas de acuerdo a sus necesidades.

4.1.1 Mantenimiento de Plan de Cuentas

Con esta opción se hará la creación, modificación, eliminación o visualización de las cuentas contables. Seleccionada la opción, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Ingresar:

CUENTA: Digitar el código de la cuenta a crear. Existe la posibilidad de utilizar hasta doce dígitos. Ingresar la descripción de la cuenta.

TIPO DE CUENTA: Según la Tabla General 08. Los tipos válidos son:

A = Activo. Para cuentas de Balance. Es cuenta de registro.

P = Pasivo y Patrimonio. Para cuentas de Balance. Es cuenta de registro.

G = Ganancias y pérdidas. Para cuentas de Ganancias y Pérdidas por Función. Es cuenta de registro.

X = Títulos a menos dígitos que las cuentas de registro. Es sólo cuenta de resumen, no es de registro.

V = Gestión varias. Para cuentas de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza. Es cuenta de registro.

O = Orden. Para cuentas de orden. Es cuenta de registro.

NIVEL DE SALDO: Este campo sirve para indicarle al sistema que la cuenta a registrar mantendrá niveles de saldo según el nivel de análisis que se desea. Las opciones son:

1: SALDO POR CUENTA: Lleva el saldo hasta nivel de la cuenta registral, pueden ser las cuentas de los elementos 6, 7, 8, 9; pero si el usuario lo desea puede asignarle otro nivel de saldo.

2: SALDO POR CUENTA Y ANEXO.: Lleva el saldo hasta nivel de anexo. Normalmente es para las cuentas de bancos, cuentas por cobrar al personal y otras que se estime conveniente.

3: SALDO POR CUENTA, ANEXO, DOCUMENTO: Lleva el saldo de la cuenta hasta nivel de documento. Para este nivel es obligatorio que la cuenta tenga anexo y documento de referencia. Se utiliza sólo para las cuentas por cobrar y por pagar en las que se requiere controlar el saldo por cada documento

TIPO DE ANEXO: Este dato es obligatorio para las cuentas que manejen Nivel de saldo 2 y 3. Indicar con qué tipo de anexo va a trabajar la cuenta. Existen los siguientes tipos de anexo según la Tabla General 07:

0 = Cuentas Corriente Bancos (obligatorio)

C = Clientes

T = Trabajadores

H = Honorarios

P = Proveedores

V = Varios

Por ejemplo, para las cuentas 121XXX y 123XXX se puede asignar el tipo de anexo C.

TIPO DE ANEXO DE REFERENCIA: Este dato permite subdividir una cuenta para su mejor análisis, en códigos complementarios llamados Mantenimiento de Anexos. Este campo será llenado según la Tabla General 07. De esta manera una cuenta contable puede tener dos tipos de anexos asociados. Es decir que permite tener una segunda posibilidad de analizar los movimientos contables y emitir reportes analíticos.

TASA: Este campo será utilizado sólo considerando:

Tasa 1: Detracción para la cuenta 421XXX Anticipo por detracción

Tasa 2: Percepción para la cuenta 401XXX IGV Percepciones

INGRESO/GASTO: Se seleccionará para las cuentas de resultado (Ingresos o Gastos), tendrá efecto en el Módulo de Presupuesto

CENTRO DE COSTO: Activar este casillero con check para todas las cuentas que soliciten el centro de costo de acuerdo a lo configurado en la Tabla General 05- Centro de Costos. En caso que se utilice el centro de costo para generar destinos (sólo si se registran los costos y gastos por las cuentas del elemento 6 del Plan de Cuentas); de acuerdo a porcentajes definidos en la Tabla de Transferencia, cuando se active este campo no se deberán ingresar los datos de las cuentas de cargo y abono.

DOCUMENTO REFERENCIA: Este campo indica si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio el tipo, número y fecha de documento al registrar un movimiento contable (según Tabla General 06 para cuentas varias y Tabla General 15 para cuentas de Conciliación Bancaria). Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar con el check activado en forma obligatoria.

FECHA VENCIMIENTO: Sirve para indicar si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio la fecha de vencimiento al registrar el movimiento contable. Este campo debe ser habilitado para Letras x cobrar, pagar y las cuentas de provisión de servicios.

ÁREA: Habilitar este check para obtener el Estado de Flujos de efectivo. Sólo para las cuentas del elemento 10.

CUENTA AJUSTE: Habilitar con check este campo si la cuenta es producto del ajuste por corrección inflación (ACM) para permitir incluir o excluir su saldo de los Estados Financieros.

CONCIL. BANCOS: Habilitar con check este campo si la cuenta se considerará para el proceso de Conciliación Bancaria automática. Debe usarse sólo para las cuentas de bancos.

DOCUMENTO REFER. 2: Este campo se debe utilizar para la cuenta 42XXXX Detracciones por pagar; ya que al contabilizarse esta cuenta se deberá referenciar el documento (Factura) y el número de la constancia del depósito de la detracción. También puede utilizarse para las cuentas 40XXXX que sirven para registrar comprobantes de retención y/o percepción.

TIPO DE MEDIO DE PAGO: Habilitar con check este campo para indicar el tipo de medio de pago usado para los movimientos en bancos, el mismo que se visualizará en el Formato 1.2 Libro Caja y Bancos-Movimiento Cta. Cte.

REGISTRO DE LA CUENTA: Indicará si la cuenta se puede registrar por medio de comprobantes manuales o sólo en forma de asientos automáticos. Los valores asignados pueden ser: M=Manual o A=Automático. Las cuentas que se generan automáticamente pueden ser seleccionadas como automáticas para evitar que sean digitadas manualmente.

MONEDA DE REFERENCIA: Sirve para identificar la moneda en que se mantendrán los saldos de las cuentas de Balance, no aplica para cuentas de Resultados. El proceso automático de Regularización Diferencia de Cambio utiliza este dato para determinar si actualiza el saldo en soles o en dólares.

CUENTA CARGO: Este campo indicará la creación de un cargo automático a nivel de comprobante.

CUENTA ABONO: Este